We onderscheiden vier soorten beheeractiviteiten.

Technisch beheer

Het technisch beheer van een gebouw gebeurt door de teams in onze kantoren. Elk mede-eigendom krijgt één gebouwbeheerder als aanspreekpunt. Hij of zij vormt de schakel tussen het gebouw en het syndicuskantoor. De gebouwbeheerder krijgt ondersteuning van onze juridische, administratieve en financiële experten.

Het takenpakket van de gebouwbeheerder is ruim. Het omvat onder andere:

• het afsluiten van de verplichte onderhouds- en keuringscontracten;

• het opvragen van bestekken;

• het opvolgen van werken en renovatieprojecten;

• het behandelen van schadedossiers: vaststellen van de schade, aangifte, expertise, regelen van de uitbetaling;

• het treffen van zogenaamde ‘dringende en bewarende maatregelen’, om het gebouw te beheren als goede huisvader;

• het leiden van de algemene vergaderingen;

• het uitvoeren van de technische beslissingen die de algemene vergadering neemt;

• het informeren van mede-eigenaars over relevante wetswijzigingen, bv. de EPC-regels voor de gemeenschappelijke delen van een gebouw, de ecodesign-verordening, de nieuwe wet op mede-eigendom, enz.

Bij Gerantis innoveren we in digitale toepassingen waarmee onze gebouwbeheerders efficiënter kunnen werken. Bijvoorbeeld de digitale en hybride VME-vergaderingen. Mede-eigenaars hoeven nu niet meer fysiek aanwezig te zijn op VME-vergaderingen. Ze kunnen van thuis - of zelfs vanuit het buitenland - aan de vergadering deelnemen.

Juridisch beheer

Bij Gerantis hebben we een team van raadsmannen die gespecialiseerd zijn in de wet op mede-eigendom. Ze informeren onze gebouwbeheerders op regelmatige basis over wetswijzigingen en de concrete gevolgen ervan.

Onze juridische experten bieden ook bijstand op cruciale momenten:

• Ze bieden bijstand aan promotoren en notarissen bij het opstellen van de statuten voor individuele residenties:

  • het ondubbelzinnig beschrijven van de gemeenschappelijke en privatieve delen van het gebouw;

  • het bepalen wie welke bijdrage moet leveren om de gemeenschappelijke lasten te dragen;

  • zelfs het opmaken van de praktische huisregels van een gebouw.

• Ze staan VME’s bij in hun debiteurenbeheer, bij eventuele procedures in geval van wanbetalingen of bij het faillissement van een handelszaak binnen een VME.

• Als een VME een gerechtsprocedure wil starten, gaan onze juridische experten in hun netwerk op zoek naar geschikte bijstand, in functie van het specifieke onderwerp, de situatie en de historiek.

Administratief beheer

Het administratief beheer van de gebouwen in onze portefeuille organiseren we centraal vanuit de Gerantis-groep. Als vertegenwoordiger van de VME nemen we volgende taken op:

• de schriftelijke correspondentie;

• het archiveren van alle noodzakelijke documenten, verslagen, enzovoort;

• de boekhouding;

• het beheren van de verzekeringsdossiers van het gebouw.

Om deze taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren, gebruiken onze medewerkers de Dobby-beheersoftware, zowel op kantoor als op verplaatsing. Zo hebben ze altijd alle informatie en documenten bij de hand.

Financieel beheer

Ook het financieel beheer van gebouwen organiseren we centraal vanuit de Gerantis-groep. Dit is gevoelige materie, dus we gaan hier zeer omzichtig mee om.

Financieel beheer omvat onder andere:

• Het in kaart brengen van alle geldstromen binnen een boekjaar. Dit gebeurt volgens de bepalingen van de wet op mede-eigendom en de regels in de statuten van de gebouwen. Extra aandacht gaat daarbij naar het hanteren van de juiste verdeelsleutels en het correct afrekenen van kosten onder mede-eigenaars.

• Het opmaken van een jaarlijkse begroting, dus het inventariseren en correct begroten van jaarlijks wederkerende uitgaven.

• Het uitbetalen van mede-eigenaars bij het afhandelen van schadedossiers.

Ook hier gebruiken we het Dobby-beheerplatform, zodat mede-eigenaars via de mobiele applicatie altijd een duidelijk zicht hebben op de financiële situatie.