Nous distinguons quatre types d’activités de gestion.

Gestion technique

La gestion technique d’un bâtiment est assurée par les équipes de nos agences. Chaque copropriété se voit attribuer un seul interlocuteur pour toute la gestion du bâtiment. Celui-ci est le trait d’union entre le bâtiment et l’agence de syndic. Le gestionnaire du bâtiment est soutenu par nos experts juridiques, administratifs et financiers.

Ses tâches sont variées. Elles incluent notamment :

• la souscription des contrats d’entretien et de contrôle obligatoires ;

• la demande de devis ;

• le suivi des travaux et des projets de rénovation ;

• le traitement des dossiers de sinistre : constatation des dommages, déclaration, expertise, paiement et clôture du dossier ;

• la prise de « mesures urgentes et conservatoires » pour gérer le bâtiment en bon père de famille ;

• la direction des assemblées générales ;

• l’exécution des décisions techniques prises par l’assemblée générale ;

• l’information des copropriétaires au sujet des modifications législatives pertinentes (règles PEB pour les parties communes du bâtiment, règlement européen relatif à l’écoconception, nouvelle loi sur la copropriété, etc.).

Chez Gerantis, nous innovons dans des applications numériques permettant à nos gestionnaires de bâtiment de travailler plus efficacement. Songez par exemple aux assemblées générales en ligne et hybrides. Les copropriétaires ne doivent désormais plus être présents physiquement aux assemblées de l’ACP. Ils peuvent y participer depuis leur domicile, et même depuis l’étranger.

Gestion juridique

Chez Gerantis, nous disposons d’une équipe de conseils spécialisés dans la loi sur la copropriété. Ceux-ci informent régulièrement nos gestionnaires de bâtiment des modifications législatives et des conséquences concrètes de celles-ci.

Nos experts juridiques apportent également une assistance dans les moments cruciaux :

• Ils assistent les promoteurs immobiliers et les notaires dans la rédaction des statuts d’une résidence :

• la description claire et explicite des parties communes et privatives du bâtiment ;

• la définition de la contribution de chacun aux charges communes du bâtiment ;

• et même l’établissement du règlement d’ordre intérieur du bâtiment.

• Ils assistent les ACP dans la gestion de leurs débiteurs, en cas de procédure pour défaut de paiement ou en cas de faillite d’un commerce au sein d’une ACP.

• Si une ACP veut engager une procédure judiciaire, nos experts juridiques recherchent une assistance adéquate dans leur réseau, en fonction du sujet spécifique, de la situation et de l’historique.

Gestion administrative

Nous assurons une gestion administrative centralisée des bâtiments de notre portefeuille depuis le groupe Gerantis.

En tant que représentant de l’ACP, nous assumons les tâches suivantes :

• la correspondance écrite ;

• l’archivage de tous les documents, rapports, etc. nécessaires ;

• la comptabilité ;

• la gestion des dossiers d’assurance du bâtiment.

Pour accomplir ces tâches le plus efficacement possible, nos collaborateurs utilisent le logiciel de gestion Dobby, tant en agence qu’en déplacement. Ils ont ainsi toujours tous les documents et informations pertinents à portée de main.

Gestion financière

Nous organisons également la gestion financière des bâtiments de manière centralisée, depuis le groupe Gerantis. Il s’agit là d’une matière sensible, que nous traitons avec mille précautions.

La gestion financière inclut entre autres :

• la cartographie de tous les flux monétaires au cours d’un exercice, conformément aux dispositions de la loi sur la copropriété et aux règles énoncées dans les statuts des bâtiments. Une attention particulière est ici accordée à l’application des clés de répartition appropriées et au décompte correct des charges entre les copropriétaires ;

• l’établissement d’un budget annuel, c’est-à-dire l’inventaire et l’estimation correcte des dépenses annuelles récurrentes ;

• l’indemnisation des copropriétaires dans le cadre du règlement des dossiers de sinistre.

Ici aussi, nous utilisons la plateforme de gestion Dobby. Les copropriétaires ont ainsi à tout moment une vue claire de la situation financière via l’application mobile.